Ab dem 5. Oktober 2026 wird das bisher in Papierform genutzte nationale Kontrolldokument (Documento de Control Administrativo) durch das elektronische Verwaltungskontrolldokument „DeCA” (Documento electrónico de Control Administrativo) ersetzt. Die Maßnahme ist Teil des spanischen Gesetztes zur nachhaltigen Mobilität (Ley de Movilidad Sostenible).

Die Hauptfunktion des digitalen Kontrolldokuments besteht darin, den Behörden bei möglichen Straßenkontrollen die wesentlichen Daten des Transportvorgangs (Angaben zur Sendung, Absender, Frachtführer, Kabotagebestimmungen, Lenk- und Ruhezeiten) elektronisch nachzuweisen. Gleichzeitig bildet das DeCA den spanischen Vorstoß zur Umsetzung der EU-weiten eFTI-Verordnung (electronic Freight Transport Information), die ab Juli 2027 die digitale Akzeptanz von Frachtdaten in der gesamten EU vorschreibt.

Das DeCA ist verpflichtend für:

  • Alle nationalen Gütertransporte innerhalb Spaniens (Inlandsverkehre),
  • Kabotagefahrten ausländischer Transportunternehmen im spanischen Hoheitsgebiet.

Bei grenzüberschreitenden Verkehren nach/aus Spanien greift primär der international geregelte CMR-Frachtbrief (bzw. digital als eCMR). Wichtig: Ein ordnungsgemäß ausgestellter digitaler Frachtbrief (eCMR) wird bei Kontrollen in Spanien als DeCA-Anerkennung akzeptiert, sofern er alle spanischen Pflichtangaben (u. a. Steuernummern/NIF aller Beteiligten, exakte Lade- und Entladezeiten sowie Fahrzeugkennzeichen) enthält.

Dzt. ist es in Spanien noch nicht verpflichtend, den Frachtbrief (CMR) elektronisch auszustellen. Nachdem der CMR für internationale Transporte benützt wird, wird die Entscheidung, diesen nur mehr elektronisch auszustellen, von internationalen Gremien entschieden werden müssen. Die spanische Straßentransportverordnung hält fest, dass bei internationalen Transporten jene Unterlagen verpflichtend sind, die in den internationalen Konventionen, die Spanien unterzeichnet hat, vorgeschrieben sind.

Die verpflichtenden Inhalte dieses Kontrolldokuments sind in der Verordnung Orden FOM/2861/2012, Art. 6, definiert:

  • Name oder Firmenbezeichnung, Steuernummer und Anschrift des vertraglichen Verladers/Absenders.
  • Name oder Firmenbezeichnung und Steuernummer des tatsächlichen Frachtführers.
  • Abgangs- und Bestimmungsort der Ladung.
  • Art und Gewicht der beförderten Güter. In Fällen, in denen es aufgrund der Umstände bei der Beladung des Fahrzeugs schwierig ist, das genaue Gewicht der zu befördernden Güter zu bestimmen, wird eine andere Größenordnung zur Bestimmung des Gewichts herangezogen.
  • Falls es sich um einen Sondertransport handelt, Angabe der Fahrgenehmigung, die von der zuständigen Behörde ausgestellt wurde.
  • Datum der Durchführung des Transports.
  • Kennzeichen des für die Durchführung des Transports verwendeten Fahrzeugs. Handelt es sich um einen Sattelzug, sind sowohl das Kennzeichen des Zugfahrzeugs als auch das des von diesem gezogenen Sattelaufliegers oder Anhängers anzugeben. Sollte es nach Beginn des Transportvorgangs zu einem Fahrzeugwechsel kommen, muss dies vom Transportunternehmen in den Kontrollunterlagen vermerkt werden.
  • Auf Antrag der beteiligten Parteien sind die Bemerkungen, Vorbehalte oder sonstige Hinweise, die diese für sinnvoll erachten, zu vermerken.

Die spanischen Behörden stellen strikte Anforderungen an die Beschaffenheit und Form des digitalen Dokuments:

Im Beschluss der spanischen Generaldirektion für Transport vom 5. Juni 2026 (Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril) werden die Charakteristika, die das elektronische Kontrolldokument aufweisen muss, spezifiziert.

Nachstehend eine Zusammenfassung der wichtigsten Eckpunkte:

Format & Datei

  • Dokumente müssen als PDF (max. 5 MB) vorliegen.
  • Erstellungs- und Änderungszeit werden automatisch im Dokument gespeichert.

Digitale Erstellung

  • Dokumente müssen direkt digital erzeugt werden (aus Softwaredaten).
  • Scans oder Fotos von Papierdokumenten sind nicht erlaubt.

QR-Code

  • Jedes PDF muss einen QR-Code mit Link (URL) zum Dokument enthalten.
  • Der QR-Code kann zusätzlich separat gespeichert werden.

Aufbewahrungspflicht

  • Dokumente müssen mindestens 1 Jahr gespeichert werden.
  • Sowohl Auftraggeber (Verlader) als auch Transportunternehmen müssen Zugriff haben.
  • Jeder kann ein eigenes System nutzen, solange der Zugriff gewährleistet ist.

Weiters gibt der Beschluss an, welche Vorgaben der QR-Code erfüllen muss:

Sichere Verbindung:
Die URL muss mit https:// beginnen (sichere Verbindung, TLS 1.2 oder höher).

Flexible Gestaltung:
Der Link kann frei gestaltet werden und Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Tokens oder Ablaufdatum) enthalten – darf aber nicht vor Ende des Transports ungültig werden.

Direkter Zugriff für Behörden:
Befugte Personen (z. B. Kontrolleure) müssen während des Transports das Dokument direkt über den Link als PDF herunterladen können. Der Download muss sofort beim Öffnen der URL starten, ohne dass ein Login oder Passwörter erforderlich sind.

Begrenzte Verfügbarkeit danach:
Der Zugriff kann 7 Tage nach Abschluss des Transports deaktiviert werden.

Rechtliche Konsequenzen und Bußgelder

Die spanische Transportaufsicht (Inspección de Transporte) überwacht die Einhaltung streng.

  • Fehlt das DeCA bei einer Inlandsfahrt oder Kabotagefahrt gänzlich,
  • wird es in unvollständiger Form vorgelegt oder
  • wird lediglich ein Papierdokument bzw. einfaches PDF vorgewiesen,

drohen hohe Verwaltungsstrafen nach dem spanischen Landtransportgesetz (LOTT). Bei schwerwiegenden Verstößen kann die Weiterfahrt vor Ort bis zur Nachbringung eines ordnungsgemäßen Dokuments untersagt werden.

Empfehlung für Transportunternehmen

  • Software & Systeme prüfen: Stellen Sie rechtzeitig vor Oktober 2026 sicher, dass Ihr Dispositions- bzw. TMS-System in der Lage ist, strukturierte eFTI- / eCMR-Dokumente mit allen geforderten Datenfeldern zu erstellen.
  • Kabotage-Prozesse anpassen: Fahrer im spanischen Binnenverkehr müssen geschult werden, wie sie das DeCA auf mobilen Geräten bei Kontrollen durch die Guardia Civil oder die Transportinspektion vorweisen.
  • eCMR nutzen: Für grenzüberschreitende Verkehre nach Spanien sollte durchgängig auf den eCMR gesetzt werden, um Nahtlosigkeit bei Inlandsabschnitten sicherzustellen.

Quellen: Österreichisches AußenwirtschaftsCenter Madrid; IRU